klant met abonnement betaalt steeds niet, moet ik elke maand een nieuwe brief sturen

Elke termijn is een losse vordering

Ja, in de praktijk stuur je bij een abonnement voor elke niet-betaalde termijn een eigen brief. Elke maandfactuur is juridisch een zelfstandige vordering, met een eigen bedrag en een eigen datum waarop hij opeisbaar wordt. Artikel 6:96 BW koppelt de veertiendagenbrief en de incassokosten aan "de voldoening van een geldsom" — dat is de vordering, niet het abonnement als geheel. Betaalt je klant maand 1 niet en stuur je daarvoor een aanmaning, dan dekt die aanmaning niet automatisch ook maand 2 als die er een maand later bijkomt.

Dat betekent niet dat je bij drie achterstallige maanden drie losse dossiers moet bijhouden alsof het drie verschillende klanten zijn. Je kunt de openstaande termijnen samen in één brief zetten, mits je per termijn het bedrag en de vervaldatum apart noemt. Zo blijft voor de rechter — en voor je klant — precies zichtbaar welke termijn wanneer opeisbaar werd en welke termijn met welke aanmaning is aangezegd. Bij twijfel over hoe je dat splitst of bundelt, is dit vergelijkbaar met de situatie waarin meerdere facturen van dezelfde klant openstaan: ook daar geldt dat losse vorderingen los blijven lopen, ook als ze in dezelfde brief staan.

Wat artikel 6:96 BW als aanleiding neemt

De wet knoopt de veertiendagenbrief en de incassokosten vast aan het moment dat een geldsom niet op tijd is betaald, en bij een abonnement ontstaat dat moment elke termijn opnieuw. Er is geen bepaling die zegt dat één aanmaning voor toekomstige termijnen blijft gelden. Werk je met vaste maandbedragen bij verschillende klanten, dan loop je het risico dat je door de bomen het bos niet meer ziet; hoe je dat overzicht bewaart als je meerdere klanten tegelijk in gebreke stelt, is dan minstens zo belangrijk als de juridische kant.