klant betaalde een aanbetaling maar de rest niet, moet ik toch die brief sturen

Ja, over het restbedrag stuur je gewoon de brief

Ja, ook bij een deelbetaling stuur je de brief — maar dan over het bedrag dat nog openstaat. Een aanbetaling verandert niets aan de opbouw van het traject: herinnering, aanmaning, en bij een zakelijke klant desnoods de ingebrekestelling. De aanbetaling is geen aparte factuur en geen los dossier; het is gewoon een deel van dezelfde vordering dat al betaald is. Wat overblijft, loopt door de normale stappen, in de normale volgorde.

Het enige dat verandert, zijn de bedragen die je noemt. De rente en de vergoeding voor incassokosten worden berekend over het bedrag dat nog open staat, niet over het oorspronkelijke factuurbedrag. Reken je met het volledige bedrag verder, dan klopt de brief niet meer en dat is precies het soort fout die een klant een aanleiding geeft om te betwisten of te vertragen. Twijfel je nog welke brief deze klant al kreeg voordat de aanbetaling binnenkwam, dan is het handig dat na te kijken op het overzicht van eerder verstuurde brieven aan deze klant voordat je de volgende stap zet — anders loop je het risico een stap te herhalen of over te slaan.

Waarom het gaat om het openstaande bedrag, niet het factuurbedrag

Artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 koppelt de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten aan de vordering die nog open staat, en de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten rekent over dat bedrag. Een aanbetaling is juridisch een (deel)betaling op de bestaande vordering, geen nieuwe of andere vordering — er ontstaat dus geen apart traject, alleen een lager bedrag om over te rekenen. Werk je met meerdere klanten die deels betaald hebben en deels niet, dan helpt het om dat verschil in één blik te zien via het overzicht per debiteur en fase, zodat je niet per ongeluk het oude bedrag opnieuw aanhoudt.