mag ik de veertiendagenbrief per mail versturen

E-mail is toegestaan, mits u het bewijst

Ja, de veertiendagenbrief mag per e-mail. Artikel 6:96 lid 6 BW schrijft geen vaste vorm voor: er staat niet dat de brief per post moet. Waar het om gaat, is dat de brief de schuldenaar daadwerkelijk kan bereiken en dat u kunt aantonen wanneer u hem verstuurd heeft. Bij een zakelijke klant, waar u hier altijd mee te maken heeft, is e-mail dus een geldige route — zolang het adres klopt en de inhoud aan de eisen voldoet.

Het praktische probleem zit niet in de vraag of e-mail mag, maar in het bewijs. Een aangetekende brief levert een verzendbewijs op dat weinig discussie oproept. Een e-mail levert dat lastiger op: een leesbevestiging kan uitblijven of genegeerd worden, en "verzonden" is niet hetzelfde als "aangekomen". Dit is precies het punt waar de veertiendagenbrief en de aanmaning tegen dezelfde vraag aanlopen, en de afweging tussen e-mail en post bij een aanmaning geldt hier evengoed: hoe harder u de verzending kunt onderbouwen, hoe minder kwetsbaar het dossier is als de klant later beweert nooit iets ontvangen te hebben. Een combinatie — e-mail én post, of e-mail met een expliciet gevraagde ontvangstbevestiging — is in de praktijk de veiligere keuze, zonder dat de wet dat afdwingt.

Waarom dit gevolgen heeft voor de termijn

De vormvrijheid van artikel 6:96 lid 6 BW raakt direct aan de vraag wanneer de veertien dagen beginnen te lopen. De termijn start op het moment dat de brief de schuldenaar bereikt, niet op het moment van verzenden. Bij e-mail is dat moment vaker aanvechtbaar dan bij een aangetekende brief met track-and-trace. Hoe u die eerste dag precies bepaalt en welke bewijslast daarbij hoort, staat uitgewerkt bij het startpunt van de veertien dagen. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten stelt daarnaast geen eisen aan de verzendvorm, maar wél aan de inhoud van de brief — dat is een aparte voorwaarde, los van de vraag e-mail of post.