klant is verhuisd naar welk adres stuur ik de veertiendagenbrief

Verzendadres bepaalt of de klok goed loopt

Stuur de veertiendagenbrief naar het adres dat je nu kent als juiste vestigings- of correspondentieadres van de klant, niet naar een adres waarvan je al weet dat het niet meer klopt. Bij een zakelijke klant is dat meestal het adres uit het Handelsregister of het adres dat in de overeenkomst staat. Is er een adreswijziging doorgegeven — per mail, op de nieuwe factuur, via een bevestiging — dan gebruik je die. Ontbreekt die update en verstuur je naar het laatst bekende adres, dan is dat in de praktijk vaak nog verdedigbaar, omdat artikel 6:96 BW niet eist dat de brief de klant persoonlijk bereikt, maar dat hij op een adres is aangeboden waarvan redelijkerwijs mocht worden aangenomen dat het correct was.

Het risico zit niet in de brief zelf, maar in het bewijs achteraf. Als de klant straks stelt dat hij de brief nooit heeft gehad omdat hij verhuisd was, moet jij kunnen laten zien welk adres je hebt gebruikt en waarom dat op dat moment het beste adres was. Dat is een ander vraagstuk dan factuur naar oud adres gestuurd telt de termijn dan nog — die pagina gaat over de gevolgen als het adres achteraf toch verkeerd blijkt. Hier gaat het om de keuze vooraf: check het Handelsregister, check recente correspondentie, en gebruik het adres dat daaruit als actueel naar voren komt.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW

Artikel 6:96 lid 6 BW schrijft voor dat de veertiendagenbrief pas kosten laat ontstaan als de klant is aangemaand en een termijn van veertien dagen heeft gehad om alsnog te betalen zonder kosten. De wet stelt geen eis aan welk adres precies, maar de aanmaning moet de klant redelijkerwijs kunnen bereiken. Omdat het bewijs van verzending hier onlosmakelijk aan vastzit, is het verstandig om dat moment goed te documenteren — zie hoe bewijs ik dat mijn klant de brief heeft ontvangen voor wat daarvoor volstaat.