klant heeft betaald hoe zet ik het dossier op afgerond
Dossier op "afgerond" zodra het bedrag binnen is
Zodra de betaling op de rekening staat, zet je het dossier op afgerond en stopt de klok die de termijnen bewaakte. Er is geen extra handeling in het wettelijk kader nodig: artikel 6:96 BW regelt de vergoeding voor incassokosten en rente, niet de afwikkeling van het dossier zelf. Praktisch betekent dit: controleer of het volledige bedrag is bijgeschreven, inclusief de rente en de incassokosten die volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten berekend waren, en markeer pas dan het dossier als gesloten. Is er alleen de hoofdsom betaald en nog niet de kosten, dan blijft het dossier feitelijk open — de klok loopt in dat geval door.
Let op het verschil tussen "betaald" en "afgerond zonder resterend risico". Een klant die net op de valreep betaalt, vlak voor een aanmaning of ingebrekestelling verstuurd wordt, hoort in het dossier vermeld te staan als betaling tijdens het traject; dat is iets anders dan een dossier dat al bij een incassopartner ligt. Wat je in dat laatste geval nog moet regelen als het traject al was overgedragen, staat beschreven bij wat te doen als een klant alsnog betaalt terwijl het traject al liep. Sluit je de zaak zelf af, zonder overdracht, dan is de checklist voor die situatie te vinden bij hoe je een dossier na betaling netjes afrondt.
Waar dit op steunt: artikel 6:96 BW en de staffel
Artikel 6:96 BW bepaalt wanneer en tot welk bedrag incassokosten en rente verschuldigd zijn; zodra dat bedrag volledig is voldaan, vervalt de grond om het dossier nog als openstaand te administreren. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geeft de staffel waarmee dat bedrag is berekend — die berekening is het ijkpunt om te controleren of "betaald" ook echt "volledig betaald" betekent. Heb je meerdere dossiers lopen en wil je het overzicht op orde houden zodra betalingen binnenkomen, dan helpt een vast systeem voor je openstaande facturen om per klant snel te zien of een dossier al dicht kan.
Dit antwoord geldt voor elke soort vragenlijst, niet alleen voor de brief die de wet voorschrijft. De volledige uitleg — met de bronnen, de landspecifieke bijzonderheden en de verwante onderwerpen — staat op de koepel.
Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.
Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.