klant heeft deels betaald, moet ik de incassokosten dan opnieuw uitrekenen

Herberekenen op basis van de oorspronkelijke hoofdsom

Nee, meestal niet. De incassokosten worden berekend over de hoofdsom die openstond op het moment dat de veertiendagenbrief is verstuurd. Een deelbetaling die daarna binnenkomt, verandert dat rekenmoment niet. De staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt dus op dat ene, eerdere bedrag toegepast — niet opnieuw uitgerekend over het restant dat nu nog openstaat.

Waar de deelbetaling wél iets doet, is bij de vraag waar het geld naartoe gaat. Een betaling die de klant doet zonder aan te geven waarvoor hij betaalt, wordt eerst afgeboekt op de kosten, dan op de rente, en pas daarna op de hoofdsom. Dat betekent dat een deelbetaling de openstaande hoofdsom vaak minder verlaagt dan je op het eerste gezicht zou denken — en dat de eerder berekende incassokosten intussen (deels) al zijn voldaan. Voor de rente die nog doorloopt over het restant, is het dus het overgebleven bedrag dat telt, niet het oorspronkelijke. Hoe die rente precies wordt uitgerekend, staat bij hoe je de wettelijke rente over een openstaande factuur berekent.

Waarom dit zo is: artikel 6:96 lid 5 en 6 BW

Dit volgt uit de systematiek van artikel 6:96 BW en het bijbehorende Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De vergoeding wordt vastgesteld op het moment dat de veertiendagenbrief zijn termijn heeft laten verlopen zonder volledige betaling — op dat moment staat vast welk bedrag aan incassokosten verschuldigd is, berekend over de hoofdsom van dat moment. Een latere, deels ontvangen betaling wijzigt die vaststelling niet met terugwerkende kracht. De volgorde van afboeking — eerst kosten, dan rente, dan hoofdsom — is een algemene regel uit het Burgerlijk Wetboek en bepaalt wat er van de deelbetaling waarop neerkomt. Voor de vraag of er dan nog méér dan die eerder vastgestelde kosten in rekening mogen worden gebracht, geldt dezelfde staffel als bij de eerste berekening; zie ook hoeveel incassokosten in rekening gebracht mogen worden voor de opbouw van die staffel per bedragschijf.