mag ik meerdere facturen aan dezelfde klant in één brief zetten

Eén brief, meerdere facturen: dat mag

Ja, je mag meerdere openstaande facturen aan dezelfde klant in één brief zetten. De wet stelt geen eis dat elke factuur een eigen aanmaning of eigen veertiendagenbrief moet krijgen. Wat wel moet: elke factuur staat er apart en herkenbaar in, met eigen factuurnummer, factuurdatum en openstaand bedrag. Dat is niet alleen praktisch voor de klant, het is ook nodig voor de berekening die eronder ligt. De incassokosten van artikel 6:96 BW worden namelijk per vordering vastgesteld via de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, niet over het totaal van alle facturen samen.

Dat betekent dat je in de brief eigenlijk drie of vier keer dezelfde berekening naast elkaar zet: voor factuur 1 dit bedrag aan hoofdsom plus die incassokosten, voor factuur 2 een ander bedrag met een eigen berekening, enzovoort. Pas de optelsom van die losse berekeningen is het totaalbedrag dat je onderaan de brief noemt. Zet je alles bij elkaar op als één vordering, dan klopt de staffelberekening niet meer en kan de klant dat gebruiken om de kosten te betwisten. Meer over hoe je dat overzicht netjes opbouwt staat bij meerdere facturen bij dezelfde klant, moet dat apart.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW en de staffel

Artikel 6:96 BW regelt de vergoeding voor incassokosten en de verplichte veertiendagenbrief per vordering, en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten koppelt daaraan een staffel die per hoofdsom werkt. Geen van beide regelingen verbindt dat aan één brief per factuur — het gaat om de vordering, niet om het document waarin die wordt aangemaand. Betaalt de klant een deel van het totaal, dan is het ook belangrijk om te weten welke factuur daarmee is afgelost en welke nog loopt; dat komt aan de orde bij gedeeltelijke betaling, loopt de termijn dan nog door.