klant zit al in traject en krijgt nu weer een nieuwe factuur

Elke factuur heeft haar eigen dossier en eigen klok

Een nieuwe factuur van dezelfde klant start een eigen traject, los van het traject dat al loopt. Artikel 6:96 BW koppelt de veertiendagenbrief en de incassokosten aan de betalingstermijn van een specifieke vordering, niet aan de klant als geheel. Dat betekent dat de nieuwe factuur haar eigen veertiendagenbrief nodig heeft, met haar eigen ingangsdatum voor de termijn, voordat daar incassokosten bij mogen. Je mag de nieuwe factuur niet gewoon meeliften op de aanmaning die al voor de oude factuur onderweg is — de klok van het lopende traject zegt niets over de klok van de nieuwe vordering.

In de praktijk betekent dit dat je twee (of meer) dossiers naast elkaar bijhoudt, ieder met een eigen brief, een eigen peildatum en een eigen bedrag aan rente en kosten volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Je kunt ervoor kiezen om de bedragen in één overzicht aan de klant te tonen, zodat hij het totaal ziet, maar juridisch blijven het gescheiden vorderingen met elk hun eigen route naar een eventuele aanmaning of ingebrekestelling. Wil je weten of je die facturen ook echt los van elkaar moet behandelen of juist mag samenvoegen, kijk dan bij mijn klant heeft meerdere facturen open staan, moet ik dat apart behandelen. En als de klant straks gedeeltelijk betaalt, is het de vraag welke factuur dat bedrag dan afboekt — dat leggen we uit bij klant heeft gedeeltelijk betaald loopt de klok nog door.

Waar dat uit volgt: artikel 6:96 BW en de staffel

Artikel 6:96 lid 6 BW schrijft voor dat de veertiendagenbrief en de daaropvolgende incassokosten gekoppeld zijn aan de betalingstermijn van de vordering waarop de brief betrekking heeft. Omdat elke factuur haar eigen betalingstermijn en eigen vervaldatum heeft, ontstaat er per factuur een eigen aanleiding voor die brief. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten rekent de vergoeding vervolgens uit over het bedrag van die ene vordering, niet over een optelsom van alles wat een klant nog moet betalen.