hoe check ik snel in welke stap van het traject een klant zit

Fase volgt uit de laatste brief en de lopende termijn

De fase van een dossier lees je af aan twee dingen: welke brief het laatst is verstuurd, en of de termijn van die brief nog loopt of al verstreken is. Is er alleen een herinnering de deur uit en loopt de termijn nog? Dan zit het dossier in de fase "wachten op herinnering". Is de termijn van de aanmaning verstreken zonder betaling? Dan is de fase "toe aan ingebrekestelling" — de brief die volgens artikel 6:96 BW nodig is om de klant formeel in verzuim te zetten en incassokosten te mogen rekenen. Bij een dossier waar de veertiendagenbrief nog moet volgen, staat de fase op "wacht op wettelijke termijn", en pas na afloop daarvan mag de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten worden toegepast.

Praktisch betekent dit dat je bij elk dossier maar twee vragen stelt: welke brief is de laatste, en is de klok daarvan afgelopen. Een dossier waar de klok nog loopt hoeft niets — die staat op "onderweg". Een dossier waar de klok is afgelopen zonder betaling, staat op "actie nodig": daar is de volgende brief of stap aan de orde. Wil je dat in één blik over al je klanten zien, dan is dat precies waar het overzicht van status per debiteur voor bedoeld is. En loop je vast op de vraag welke brief een specifieke klant al kreeg voordat je de volgende stap zet, dan hoort dat bij de vraag welke brief je al verstuurd hebt.

Grondslag: artikel 6:96 BW en de staffel

Dat de fase-indeling op de brief-plus-termijn combinatie steunt, volgt uit de opbouw van artikel 6:96 lid 6 BW: pas na de veertiendagenbrief en het verstrijken van die termijn zonder betaling ontstaat het recht op de vergoeding die het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten in de staffel vastlegt. Zonder afgeronde termijn is er nog geen grond voor de volgende brief of voor kosten — vandaar dat de status van een dossier altijd aan die twee gegevens hangt, niet aan een losse inschatting.