mag ik de veertiendagenbrief gewoon per e-mail sturen

E-mail kan, maar bewijs de ontvangst

Ja, de veertiendagenbrief mag per e-mail. Artikel 6:96 lid 6 BW schrijft geen vormvereiste voor: het gaat om de aanmaning tot betaling binnen veertien dagen, niet om een aangetekende brief per post. Waar het wél om draait, is dat u bij een geschil kunt aantonen dat de aanmaning is verstuurd — en idealiter ook dat die is aangekomen. Bij post is dat lastig, bij e-mail eigenlijk net zo lastig, tenzij u iets extra's regelt.

In de praktijk raden veel juristen aan om e-mail te combineren met een tweede kanaal: een brief per post naast de e-mail, of een leesbevestiging die u bewaart. Dat is geen wettelijke eis, maar een manier om te voorkomen dat een klant later beweert de e-mail nooit te hebben gezien — waardoor de kosten die u op basis van artikel 6:96 lid 6 BW in rekening bracht, ter discussie komen. Komt de e-mail als onbestelbaar terug, dan speelt een vergelijkbare vraag als bij post; hoe dat traject dan verderloopt, leest u bij wat er gebeurt als de aanmaning onbestelbaar terugkomt. En stuurt u naar een groot bedrijf, dan is de vraag ook: welk e-mailadres, van wie? Dat sluit aan op de vraag aan wie binnen het bedrijf van uw klant u de aanmaning richt.

Waarom dit uit artikel 6:96 lid 6 BW volgt

Artikel 6:96 lid 6 BW stelt als voorwaarde voor het in rekening brengen van buitengerechtelijke incassokosten dat de schuldenaar na het intreden van verzuim eerst is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen. De wet noemt geen verplichte verzendwijze — geen "per post" of "aangetekend". Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelt de hoogte van die kosten en de staffel, maar zegt evenmin iets over de vorm van de aanmaning. De eis zit dus in de inhoud en de termijn van de brief, niet in het kanaal waarmee die de deur uitgaat.