welke brief moet ik nu sturen, we zitten al een tijdje in dit traject

Volgorde: herinnering, aanmaning, dan pas kosten

Bij een zakelijke klant ligt de volgorde in de praktijk vast, ook al schrijft de wet die volgorde niet letterlijk voor. Eerst stuur je een herinnering: een vriendelijk berichtje dat de factuur nog open staat. Reageert de klant niet, dan volgt de aanmaning: hierin zet je een uiterste betaaldatum en geef je aan dat je bij niet-betalen verdere stappen overweegt. Zit je al een tijdje in dit traject en heb je die twee al gehad, dan is de volgende stap meestal de ingebrekestelling. Daarin stel je de klant formeel in gebreke: je zegt dat hij nu echt in verzuim raakt als er niet binnen de genoemde termijn wordt betaald. Pas na verzuim mag je op grond van artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek de buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen, berekend volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

Welke brief precies aan de beurt is, hangt af van wat er al verstuurd is en of er al een reactie kwam. Twijfel je of je een stap mag overslaan omdat de relatie met deze klant goed is, dan lees je moet ik altijd eerst een herinnering sturen of mag het sneller na. En zit er een fout in een eerder verstuurde brief, dan is het de vraag of je met een schone lei moet beginnen — dat wordt uitgelegd op fout gemaakt in de aanmaning moet het traject opnieuw. Let bij een zakelijke klant op: de veertiendagenbrief is hier niet aan de orde, die is wettelijk alleen verplicht bij een consument.

Waarom de volgorde uit artikel 6:96 volgt

De reden dat de ingebrekestelling zo'n scharnierpunt is, staat in artikel 6:96 BW: kosten mogen pas in rekening worden gebracht als de klant in verzuim is, en verzuim ontstaat doorgaans nadat een redelijke termijn in een ingebrekestelling is verstreken. Herinnering en aanmaning zijn daarom niet wettelijk verplichte stappen, maar bouwen wel het bewijs op dat de klant genoeg kans heeft gehad om te betalen — iets dat later van belang kan zijn. Wanneer verzuim precies intreedt en welke termijn daarbij redelijk is, staat verder uitgewerkt op wanneer is mijn klant officieel in verzuim.