in mijn algemene voorwaarden staat al iets over incassokosten moet ik nog een brief sturen

Voorwaarden vervangen de brief niet

Nee, een bepaling in je algemene voorwaarden maakt de brief niet overbodig. Artikel 6:96 lid 6 BW eist dat de schuldenaar een aanmaning krijgt waarin staat dat bij niet-betaling binnen veertien dagen incassokosten verschuldigd worden — dat is een wettelijke voorwaarde, geen contractuele. Je kunt in je voorwaarden wél vastleggen dat er incassokosten in rekening worden gebracht en volgens welke staffel, maar dat vervangt niet de eis dat je per openstaande factuur die veertiendagenbrief daadwerkelijk stuurt voordat de kosten verschuldigd zijn.

Het onderscheid is: de voorwaarden regelen de afspraak vooraf, de brief regelt de aankondiging achteraf, bij deze specifieke factuur, met deze specifieke termijn. Zonder die brief — ook al staat er in je voorwaarden dat incassokosten mogelijk zijn — heb je géén grondslag om ze daadwerkelijk te vorderen. Dit is precies de reden dat sommige klanten protesteren als er kosten op de factuur staan zonder dat ze eerst een aanmaning hebben ontvangen; dat protest is dan gegrond. Meer daarover staat bij incassokosten in rekening gebracht zonder aanmaning mag dat.

Let ook op: dit gaat over de veertiendagenbrief bij een consument. Bij een zakelijke klant geldt deze eis niet op dezelfde manier — daar is geen wettelijke verplichting tot een aparte veertiendagenbrief, maar wel moet er sprake zijn van verzuim voordat kosten en rente lopen. Welke rente daarbij precies geldt tussen bedrijven, staat uitgelegd bij welke rente mag ik rekenen aan een bedrijf dat niet betaalt. Voor consumenten geldt weer een ander regime, zie zijn incassokosten voor een particuliere klant anders dan voor een bedrijf.

Waar dat in de wet staat: artikel 6:96 BW

De verplichting tot de aanmaning met veertiendagentermijn staat letterlijk in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6. Dat artikel koppelt het recht op vergoeding van incassokosten aan de voorwaarde dat de schuldenaar eerst is aangemaand, met een termijn van veertien dagen om alsnog zonder kosten te betalen. Contractuele bepalingen over de hoogte van kosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, maar dat besluit regelt het bedrag — niet de aanmaningsplicht zelf.