hoe controleer ik of er al een veertiendagenbrief is verstuurd

Verificatie zit niet in artikel 6:96 BW, wel in de bewijslast

Artikel 6:96 lid 6 BW schrijft voor dat er een veertiendagenbrief moet zijn verstuurd voordat incassokosten mogen worden gerekend, maar niet hoe een opdrachtgever dat bij een incassobureau controleert. Dat is geen juridische vraag maar een administratieve: je vraagt het bewijs van verzending op. Bij een aangetekende brief is dat een verzendbewijs met track & trace; bij een gewone brief of e-mail is dat lastiger, en daar gaat het vaak mis. Vraag het bureau concreet om de verzenddatum, het verzendadres en het bewijsstuk zelf, niet om een mededeling dat het "verstuurd is".

Dit is relevant omdat de datum van verzending het beginpunt is van de termijn van artikel 6:96 lid 6 BW: pas na het verstrijken van die termijn zonder betaling mogen de incassokosten in rekening worden gebracht. Is de brief er niet, of niet aantoonbaar, dan vervalt die grondslag en riskeer je dat de kosten later worden afgewezen — bijvoorbeeld als de klant bij een procedure betwist dat hij ooit is aangemaand. Hoe je dat bewijs van ontvangst of verzending zelf opbouwt en bewaart, staat uitgewerkt in hoe bewijs ik dat mijn klant de brief heeft ontvangen. Is het bureau het verzendadres kwijt of onzeker, dan speelt ook de vraag of de factuur naar het juiste adres is gestuurd — een fout adres kan de hele verzending ongeldig maken, ook als het bureau zeker weet dat er iets de deur uit is gegaan.

Wat de wet wél en niet regelt: artikel 6:96 lid 6 BW

De wet regelt de inhoud en het doel van de veertiendagenbrief — de schuldenaar moet nog kosteloos kunnen betalen binnen de termijn — maar niet de administratieve verificatie tussen opdrachtgever en incassobureau. Die verificatie is een kwestie van dossiervoering: zonder aantoonbare verzending is er, juridisch gezien, geen geldige veertiendagenbrief, ook al zegt het bureau van wel.