moet ik de incassokosten per factuur berekenen of over het totale bedrag bij deze klant

Per factuur, niet over het hele klantsaldo

Per factuur. De staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten rekent over de hoofdsom van de vordering, en die vordering is de factuur, niet het totale bedrag dat een klant nog moet betalen. Heb je drie openstaande facturen van 2.000 euro bij één klant, dan bereken je drie keer de kosten over 2.000 euro, en niet één keer over 6.000 euro. Dat is meestal voordeliger voor jou, omdat de staffel de eerste schijven het hoogste percentage geeft: 15% tot 2.500 euro, dan aflopend. Drie losse berekeningen van 2.000 euro leveren dus meer op dan één berekening van 6.000 euro. Hoe die percentages precies aflopen, staat uitgewerkt op de pagina over de hoogte van incassokosten.

Er is één uitzondering die vaak over het hoofd wordt gezien: samenhangende vorderingen. Als meerdere facturen voortkomen uit dezelfde overeenkomst en tegelijk opeisbaar zijn geworden, kan het zijn dat ze als één vordering worden gezien voor de berekening. Dat is geen automatisme en hangt af van hoe de vorderingen zijn ontstaan — een reeks losse leveringen onder één raamcontract ligt anders dan één opdracht die in termijnen is gefactureerd. Twijfel je of jouw facturen als één of als meerdere vorderingen tellen, dan is dat een vraag voor een jurist of de incassopartner die het dossier overneemt, niet iets wat uit een algemene regel te halen is.

Waarom dit uit de systematiek van het Besluit volgt

Artikel 96 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek koppelt de vergoeding aan "de vordering", in het enkelvoud, en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt die vordering uit in een staffel over de hoofdsom. Elke factuur is in de basis een eigen vordering met een eigen ontstaansmoment en een eigen vervaldatum, en dus ook met een eigen berekening. Dat raakt ook aan de veertiendagenbrief: die brief moet bij een consument per vordering worden gestuurd voordat er kosten mogen worden gerekend, wat nog eens laat zien dat de wet per factuur denkt. Bij zakelijke klanten geldt die verplichte brief niet, maar het aanmaningstraject en de rente lopen wel per factuur, zoals ook te lezen is op de pagina over handelsrente bij zakelijke klanten.