in mijn voorwaarden staat al dat er incassokosten bijkomen, moet die brief dan nog

Voorwaarden vervangen de aanmaning niet

Nee, die brief blijft nodig, ook als de voorwaarden al incassokosten noemen. Bij een zakelijke klant hoeft de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW formeel niet — die verplichting geldt alleen richting consumenten. Maar de vergoeding zelf ontstaat niet door de clausule in de voorwaarden; die ontstaat doordat de klant in verzuim is, en dat verzuim moet je meestal nog vaststellen met een aanmaning die een redelijke termijn stelt.

Een bepaling in de voorwaarden zegt dus iets over de hoogte van de vergoeding, niet over het moment waarop je die mag rekenen. Zonder aanmaning is er vaak nog geen verzuim, en zonder verzuim geen incassokosten — hoe scherp de clausule ook is opgeschreven. Het is dus geen kwestie van "hebben we het geregeld", maar van "is de klant al in de fase waarin het geregelde ook geldt". Wanneer die fase precies begint, hangt af van de betalingstermijn en het moment van opeisbaarheid; zie vanaf welk moment je iets mag ondernemen tegen een onbetaalde factuur.

Waar de staffel en het verzuim vandaan komen

De vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten volgt uit artikel 6:96 BW, uitgewerkt in de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten — dat besluit bepaalt de hoogte, niet het moment. Het moment volgt uit de regels over verzuim: zonder ingebrekestelling of aanmaning is er doorgaans geen verzuim, en dus geen grondslag om de staffel toe te passen, wat los staat van wat de voorwaarden erover zeggen. Bij zakelijke klanten kan de opeisbaarheid en de te hanteren volgorde per geval verschillen; zie in welke volgorde je herinnering, aanmaning en ingebrekestelling stuurt voor hoe die stappen normaal op elkaar volgen.