moet ik eerst bellen of kan ik meteen een aanmaning sturen

Bellen is geen wettelijke stap, maar wel toegestaan

Nee, je moet niet eerst bellen. De wet — artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek — verbindt de vergoeding van incassokosten aan een aanmaning, niet aan een telefoongesprek. Bij een zakelijke klant geldt geen verplichte veertiendagenbrief zoals bij een consument; die eis uit artikel 6:96 lid 6 is er alleen voor natuurlijke personen die niet handelen in een bedrijf of beroep. Je kunt bij een zakelijke debiteur dus direct met een schriftelijke aanmaning beginnen, zonder dat je eerst moet bellen om aan de wettelijke voorwaarden te voldoen.

Dat betekent niet dat bellen zinloos is — het staat er gewoon los van. Een telefoontje kan nuttig zijn om te checken of een factuur is blijven liggen door een simpele misser, zoals een verkeerd adres of een creditnota die nog verwerkt moet worden. Maar voor de kosten en de termijnen die je later in rekening wil brengen, telt alleen wat er op papier staat en wanneer dat verstuurd is. Wil je weten welke brief in welke volgorde komt en welke termijn daarbij hoort, dan lees je dat in de opbouw van herinnering, aanmaning en ingebrekestelling.

Waar dat in artikel 6:96 staat

Artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek koppelt de vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten aan een aanmaning die de schuldenaar informeert over de extra kosten bij niet-tijdige betaling, met uitzondering voor de verplichte veertiendagenbrief bij consumenten. Voor zakelijke debiteuren ontbreekt die uitzonderingseis, en de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten bepaalt vervolgens hoeveel je mag rekenen zodra die aanmaning is verstuurd. Of je klant überhaupt als consument of als bedrijf telt, en of dat voor jouw dossier verschil maakt, staat beschreven op het onderscheid tussen consument en zakelijke klant.