ik heb de aanmaning al in mijn algemene voorwaarden staan is dat genoeg

Een clausule in de voorwaarden vervangt de aanmaning niet

Nee, dat is niet genoeg. Artikel 6:96 lid 6 BW eist een aanmaning die ná het verzuim wordt verstuurd, met daarin een concrete termijn van veertien dagen waarbinnen de klant nog zonder kosten kan betalen. Een bepaling in je algemene voorwaarden die vooraf al zegt "bij niet-betaling worden incassokosten in rekening gebracht" is een aankondiging op voorhand, geen aanmaning die aansluit op een concrete, opeisbare vordering. De wet wil dat de schuldenaar op het moment dat hij daadwerkelijk in verzuim is, nog één keer expliciet gewaarschuwd wordt met een harde termijn — dat kan een voorwaarde uit het contract niet vervangen, want die dateert van vóór het verzuim en noemt geen bedrag en geen einddatum.

Dit gaat overigens alleen over de zakelijke praktijk: bij een B2B-vordering is de veertiendagenbrief zelf niet wettelijk verplicht om incassokosten te mogen rekenen — dat is puur een B2C-vereiste. Maar de vraag of hij verplicht is, is een andere vraag dan of je voorwaarden-clausule hem kan vervangen. Zelfs waar de brief niet verplicht is, blijft gelden dat de incassokosten alleen verschuldigd zijn als de schuldenaar eerst vergeefs is aangemaand — en die aanmaning moet ná het verzuim, met een concrete termijn, gestuurd worden. Wil je precies weten wanneer die veertiendagenbrief wél verplicht is, kijk dan bij is de veertiendagenbrief verplicht bij een particuliere klant. En als je twijfelt of je in dit dossier de herinnering mag overslaan en direct een aanmaning mag sturen, lees dan moet ik altijd eerst een herinnering sturen of mag het sneller.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 lid 6 BW

Artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 koppelt de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten aan een aanmaning die na het intreden van het verzuim wordt verzonden en waarin een termijn van veertien dagen wordt gegeven om alsnog zonder kosten te betalen. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelt vervolgens de hoogte van die vergoeding via de staffel, maar stelt die vergoeding nog steeds afhankelijk van diezelfde aanmaning.