klant betaalt één dag te laat na de veertiendagenbrief mag ik toch kosten rekenen

Eén dag te laat is voldoende: kosten mogen bij

Ja, als de betaling één dag na het einde van de veertiendagentermijn binnenkomt, mag je de incassokosten toch in rekening brengen. Artikel 6:96 lid 6 BW eist dat de schuldenaar een aanmaning krijgt met een termijn van veertien dagen, ingaand op de dag na ontvangst van de brief, om alsnog zonder kosten te betalen. Zodra die termijn is verstreken zonder volledige betaling, is de voorwaarde vervuld en ontstaat het recht op de vergoeding uit de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De wet kent geen coulanceperiode of marge van een paar dagen: de termijn loopt af op een vaste datum, en wat daarna binnenkomt, komt na de deadline.

Let wel op het verschil tussen "betaald" en "bijgeschreven". Sommige klanten menen dat de betaaldatum in hun systeem telt, niet de dag dat het geld op jouw rekening staat. Voor de veertiendagenbrief is het moment van ontvangst door jou bepalend, niet het moment van verzenden door de klant. Was de betaling wél op tijd verzonden maar kwam die door de bank een dag later binnen, dan is dat een randgeval waarover partijen kunnen twisten — praktisch gezien is één dag verschil zelden de moeite van een discussie waard als het overduidelijk na de deadline is bijgeschreven. Is er behalve die ene dag vertraging ook nog een deel van het bedrag niet overgemaakt, dan speelt een andere vraag: of de klok blijft lopen bij een deelbetaling.

Wat er in het dossier moet staan

De onderbouwing zit in de peildatum die je bij de berekening hanteert: die datum moet overeenkomen met de laatste dag van de termijn zoals genoemd in de veertiendagenbrief, plus één. Zorg dat je kunt aantonen wanneer die brief is ontvangen, want daar telt de termijn vanaf — hoe je dat bewijs vastlegt is dan ook geen bijzaak maar de kern van je dossier. Zonder een aantoonbare ontvangstdatum is namelijk niet vast te stellen of die ene dag vertraging wel echt na de termijn viel.