ik heb meerdere klanten die niet betalen, hoe houd ik dat bij

Elk dossier loopt op zijn eigen klok

Elke klant met een achterstand krijgt zijn eigen tijdlijn: eigen brief, eigen verzenddatum, eigen termijn. Dat verandert niet omdat er meerdere lopen. De veertiendagenbrief van klant A en de aanmaning van klant B lopen los van elkaar, met elk hun eigen vervaldatum. Het risico bij meerdere debiteuren is niet dat de regels ingewikkelder worden, maar dat je door elkaar haalt wie welke brief al heeft gehad en wanneer de volgende stap mag. Dat is een administratief probleem, geen juridisch probleem — maar het voelt wel al snel onoverzichtelijk als je het met losse mailtjes en een Excelbestandje bijhoudt.

De praktische aanpak is: per klant vastleggen in welke fase hij zit — herinnering, aanmaning, ingebrekestelling — en per klant de datum waarop de volgende termijn afloopt. Zo zie je in één keer wie er nog binnen de wettelijke termijn valt en bij wie de volgende stap al open ligt. Handig hierbij is een overzicht van welke brief een klant al heeft gehad, zodat je niet per ongeluk een stap herhaalt of overslaat. Wie liever in één scherm ziet welke debiteur in welke fase van het traject staat, kan dat raadplegen via een overzicht van de status per debiteur. Dat is geen extra recht of verplichting — het is alleen een manier om het overzicht te bewaren dat de wet zelf niet regelt.

Waarom dit uit de regeling zelf volgt

Artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 koppelt de incassokosten en de veertiendagenbrief aan een individuele vordering: iedere factuur, iedere schuldenaar, met zijn eigen aanmaning en zijn eigen termijn van veertien dagen die pas gaat lopen na verzending van die brief aan die klant. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten bevestigt dat de staffel per vordering wordt berekend, niet per klant of per totaalbedrag aan achterstanden. Er staat dus nergens een regel die het aantal debiteuren zelf beperkt of vereenvoudigt — de wet gaat uit van één vordering, één brief, één termijn, ook als je die tien keer tegelijk moet toepassen.