kan ik één veertiendagenbrief sturen voor meerdere facturen van dezelfde klant

Eén brief per klant kan, mits per factuur helder

Ja, één veertiendagenbrief voor meerdere facturen van dezelfde klant kan. Artikel 6:96 BW eist dat de schuldenaar een aanmaning krijgt die hem waarschuwt voor de incassokosten en die hem nog veertien dagen geeft om zonder die kosten te betalen. De wet schrijft niet voor dat dit per factuur in een apart document moet. Wat wél moet: elke factuur staat er los in, met eigen factuurnummer, factuurdatum en bedrag. Eén optelsom zonder specificatie is onvoldoende — de klant moet per vordering kunnen zien waar de veertien dagen voor lopen en of hij het er (deels) mee eens is.

De staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt per hoofdsom. Bij losse facturen levert dat vaak een ander — meestal hoger — totaal aan incassokosten op dan wanneer je de bedragen eerst optelt en daarna pas de staffel toepast. Reken daarom per factuur uit wat de kosten zijn, en zet die bedragen los onder elkaar in de brief, ook als het één document is. Dat voorkomt discussie achteraf over de berekening. Let ook op de datum: als de facturen op verschillende momenten opeisbaar zijn geworden, loopt de veertiendagentermijn voor elke factuur vanaf de verzending van deze brief, maar de wettelijke rente kan per factuur op een ander moment beginnen. Meer over die combinatie van vorderingen staat bij mijn klant heeft meerdere facturen open staan, moet ik dat apart behandelen.

Grond: artikel 6:96 BW en de staffel per hoofdsom

Artikel 6:96 lid 6 BW verbindt de veertiendagenbrief aan "de vordering" — niet aan een verzameling vorderingen — en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten rekent de percentages toe op de hoofdsom van elke vordering afzonderlijk. Combineer je facturen in één brief zonder specificatie, dan is niet meer vast te stellen of de berekening klopt. Wie meerdere klanten met openstaande facturen tegelijk aanschrijft, kan de aanpak per dossier bijhouden via ik heb meerdere klanten die niet betalen, hoe hou ik dat allemaal bij.