moet ik altijd een veertiendagenbrief sturen bij een onbetaalde factuur

De veertiendagenbrief is voor zakelijke klanten niet verplicht

Nee, bij een factuur aan een ander bedrijf is de veertiendagenbrief geen wettelijke verplichting. Die brief komt uit artikel 6:96 lid 6 BW, en dat lid geldt specifiek voor de consument: de schuldenaar die niet handelt in een bedrijf of beroep. Bij een zakelijke klant mag u de aanmaning sturen en daarna incassokosten in rekening brengen, zonder dat u eerst nog veertien dagen extra respijt geeft na een aparte waarschuwingsbrief.

Dat betekent niet dat u bij een zakelijke debiteur zomaar kosten mag rekenen zonder iets te sturen. Er moet wel sprake zijn van verzuim — de klant moet in gebreke zijn — voordat de incassokosten uit de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten mogen worden opgeteld. Hoe u dat verzuim intreedt en welke brief daarbij past, hangt af van wat er op de factuur staat en wat er al verstuurd is; de volgorde van herinnering, aanmaning en ingebrekestelling legt dat per stap uit. Twijfelt u nog of uw klant wel echt zakelijk is en niet toch als consument moet worden behandeld, dan is dat verschil bepalend voor of de veertiendagenbrief alsnog nodig is — zie wanneer iemand geldt als consument voor deze regels.

Waar dat verschil in de wet staat

Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt de verplichte veertiendagenbrief expliciet aan "de schuldenaar, natuurlijk persoon, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf." Voor elke andere schuldenaar — dus voor bedrijven onderling — geldt dat lid niet, en loopt de weg naar incassokosten via de gewone regels van verzuim in combinatie met de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Wilt u per klant kunnen zien of het om een zakelijke of particuliere situatie gaat en welke stap daar dan bij hoort, dan helpt het overzicht van het verschil tussen consument en bedrijf om dat onderscheid scherp te houden.