kan ik de herinnering en de veertiendagenbrief in één brief doen

Combineren kan, maar dan moet de inhoud kloppen

Ja, dat kan, zolang de brief allebei de functies goed vervult. Een herinnering is een vriendelijk berichtje dat de factuur nog openstaat — juridisch verplicht is die niet. De veertiendagenbrief is dat wel, althans als voorwaarde om incassokosten in rekening te mogen brengen: hij moet de klant een termijn van veertien dagen geven om alsnog te betalen, en hij moet vermelden wat de kosten zijn als die termijn verstrijkt. Zolang die twee onderdelen — de aankondiging dat de betaling gemist is, en de aankondiging met termijn en kostenbedrag — in één brief staan, is er niets dat een combinatie verbiedt.

Waar het op aankomt is dat de veertiendagenbrief zelf herkenbaar en volledig is. Als de gecombineerde brief te vriendelijk of te vaag blijft — bijvoorbeeld zonder concreet kostenbedrag of zonder duidelijke termijn — dan telt hij misschien niet als geldige veertiendagenbrief, en moet die alsnog apart verstuurd worden voordat er kosten mogen worden gerekend. Wat er precies in moet staan en wanneer hij verstuurd moet worden, staat beschreven bij wat een veertiendagenbrief is en wanneer hij nodig is. Wie sowieso overweegt de herinnering over te slaan en meteen door te gaan, kan ook kijken bij de vraag of een herinnering altijd eerst moet — dat scheelt soms de discussie of combineren wel nodig is.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 lid 6 BW

Artikel 6:96 lid 6 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat de schuldenaar eerst een aanmaning moet krijgen die hem informeert over de gevolgen van niet-betalen binnen veertien dagen, inclusief de hoogte van de vergoeding, voordat die vergoeding verschuldigd wordt. De wet stelt geen eis aan de vorm of de naam van de brief — alleen aan de inhoud. Een brief die tegelijk als herinnering leest en aan die inhoudelijke eisen voldoet, voldoet dus aan het artikel. Het startpunt van de termijn van veertien dagen is daarbij net zo belangrijk als de inhoud; hoe die dag precies geteld wordt, staat bij de berekening van de veertien dagen.