wat als deze klant een nieuwe factuur krijgt terwijl het vorige traject nog loopt

Elke factuur loopt zijn eigen traject

Een nieuwe factuur staat los van de vorige, ook als het om dezelfde klant gaat. Elke factuur heeft zijn eigen vervaldatum, zijn eigen veertiendagenbrief en zijn eigen klok. Het feit dat er al een incassotraject loopt op factuur 1, is geen reden om factuur 2 daar automatisch bij op te tellen. Pas als je bewust kiest om de vorderingen samen te voegen, ontstaat er één gecombineerd dossier — en dat moment kies jij, niet de wet.

In de praktijk is het wel slim om ze te koppelen zodra de nieuwe factuur ook onbetaald blijft. Dan kun je met één ingebrekestelling of aanmaning naar het totale openstaande bedrag verwijzen, in plaats van twee losse brieven met twee losse termijnen te laten lopen. Dat is een praktische keuze, geen juridische verplichting: de wet stelt geen eis dat facturen van dezelfde klant samen behandeld moeten worden. Hoe je dat combineren precies aanpakt als er al meerdere facturen open staan, lees je bij mijn klant heeft meerdere facturen open staan, moet ik dat apart behandelen.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW en de staffel

Artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 koppelt de incassokosten aan "de vordering", niet aan "de klant". Dat betekent dat de veertiendagenbrief en de daaropvolgende kostenberekening per factuur worden vastgesteld. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten rekent de staffel ook uit over het bedrag van de individuele vordering — bij een gecombineerd dossier is dat dan het totaal van de samengevoegde vorderingen. Zolang je facturen niet samenvoegt, gelden de wettelijke stappen en termijnen dus voor elke factuur apart. Dat is ook relevant als er onderweg deels betaald wordt op een van de twee facturen; hoe dat de klok beïnvloedt, staat beschreven bij klant heeft gedeeltelijk betaald loopt de klok nog door.