klant zegt dat hij de veertiendagenbrief nooit heeft gekregen

Betwiste ontvangst schort de bewijslast naar u toe, niet de klok

Een klant die zegt de veertiendagenbrief nooit te hebben gekregen, verandert daarmee niets aan de termijn zelf: die loopt vanaf de dag van verzending, niet vanaf de dag van ontvangst. Wat wél verandert, is de druk op uw bewijspositie. Artikel 6:96 BW eist dat de schuldenaar de aanmaning tot betaling heeft gekregen voordat incassokosten verschuldigd worden — bij betwisting moet u aantonen dat verzending heeft plaatsgevonden, niet dat de brief daadwerkelijk op de deurmat viel. Post die "verzonden is" volgens de hoofdregel voldoende; een handtekening voor ontvangst is niet vereist, tenzij u zelf voor een aangetekende verzendwijze heeft gekozen en die dan ook moet kunnen staven.

In de praktijk betekent dit: als u alleen kunt zeggen "ik heb hem verstuurd" zonder enig spoor — geen verzendbewijs, geen postregistratie, geen kopie met datum — staat u zwak als de klant blijft ontkennen. Dat is geen kwestie van goede wil, maar van dossiervorming. Hoe u dat spoor opbouwt, en welk bewijsmiddel in de praktijk het meest overtuigt, staat uitgewerkt in hoe u aantoont dat een brief bij de klant is aangekomen. Speelt de betwisting bij een brief die naar een ander adres is gegaan dan waar de klant feitelijk zit, dan is er nog een aparte vraag of de termijn dan toch is gaan lopen — die situatie staat los uitgelegd bij wat er telt als de factuur naar het verkeerde adres ging.

Waar dat in de wet staat: artikel 6:96 BW

De verplichting om eerst een veertiendagenbrief te sturen voordat incassokosten mogen worden gerekend, staat in artikel 6:96 lid 6 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek. De wet stelt als voorwaarde dat de aanmaning is verzonden en de termijn van veertien dagen ongebruikt is verstreken; over de wijze van ontvangst of een ontvangstbevestiging schrijft dit artikel niets voor. De staffel en het minimumbedrag uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten komen pas in beeld als aan die voorwaarde is voldaan — bij een betwisting van ontvangst draait het dus eerst om het bewijs van verzending, niet om de hoogte van de kosten.