wie is de juiste geadresseerde bij een zakelijke klant met meerdere contactpersonen

De schuldenaar is de contractpartij, niet de contactpersoon

De brief stuur je aan het bedrijf zelf, dus aan de rechtspersoon die de opdracht heeft gegeven en de factuur heeft ontvangen. Niet aan de inkoper die de order plaatste, niet aan de crediteurenadministratie die de e-mail beantwoordde, en niet aan de directeur persoonlijk — tenzij die directeur zelf de schuldenaar is, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak. Bepalend is wie de overeenkomst is aangegaan en dus wie de betalingsverplichting heeft. Dat blijkt meestal uit de order, de opdrachtbevestiging of de factuur zelf: de naam en het KvK-nummer die daar staan, zijn de geadresseerde.

In de praktijk richt je de brief aan de statutaire naam op het adres van de vestiging, en zet je "t.a.v." met de naam van de contactpersoon erbij als je die kent — dat verhoogt de kans dat de brief bij de juiste afdeling terechtkomt, maar het is de rechtspersoon die de brief juridisch ontvangt, niet die persoon. Werk je met een klant die meerdere facturen open heeft staan, dan verandert dat niets aan de geadresseerde: het blijft dezelfde schuldenaar, ook als er per factuur een andere inkoper of projectleider betrokken was. Twijfel je of het bedrijf op het laatst bekende adres nog zit, dan speelt dat wel mee bij de vraag of de brief geacht wordt te zijn aangekomen; kijk daarvoor naar wat er geldt als een factuur naar een verkeerd adres is gestuurd.

Waarom dit volgt uit artikel 6:96 BW

Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt de veertiendagenbrief en de incassokosten aan de schuldenaar — degene die moet betalen. Wie feitelijk namens het bedrijf post opent of e-mail beantwoordt, is voor de wet niet relevant; relevant is aan welke partij de verbintenis toe te rekenen is. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelt vervolgens de hoogte van die kosten, maar zegt niets over de geadresseerde — dat blijft een kwestie van wie de contractpartij is.