ik heb al incassokosten gerekend maar geen veertiendagenbrief gestuurd

Zonder aanmaning geen incassokosten, ook niet met terugwerkende kracht

Nee, dat repareert u niet met terugwerkende kracht. Artikel 6:96 lid 6 BW is helder: de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is pas verschuldigd nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim vruchteloos is aangemaand, en bij een natuurlijk persoon die niet handelt in een bedrijf moet die aanmaning specifiek de veertiendagenbrief zijn — met vermelding van de veertiendagentermijn en van de gevolgen bij niet-betalen. Ontbreekt die brief, dan is er geen wettelijke grondslag voor de kosten op het moment dat u ze in rekening bracht. Dat u de brief nu alsnog verstuurt, verandert niets aan de rekening die al is gemaakt; het opent hoogstens de weg naar een geldige aanmaning voor de periode daarna.

Uw klant zakelijk zijn maakt hier overigens niets uit — de veertiendagenbrief geldt specifiek bij een consument, dus als uw klant een bedrijf is, speelt deze eis niet. Gaat het wel om een consument (bijvoorbeeld een eenmanszaak die u ziet als particuliere afnemer), dan is het raadzaam de eerder gestuurde incassokosten te laten vervallen of te crediteren, en opnieuw te beginnen met een correcte brief. Twijfelt u of uw eerdere brief al aan de eisen voldeed maar niet als veertiendagenbrief was gelabeld, dan leest u op wat gebeurt er als mijn veertiendagenbrief niet aan de eisen voldoet wat de gevolgen daarvan zijn voor de kosten. Heeft uw klant überhaupt niet gereageerd op eerdere post, kijk dan bij klant reageert helemaal niet op mijn herinnering, wat moet ik nu doen hoe u dat traject verder opbouwt.

De wettelijke volgorde staat in artikel 6:96 lid 6 BW

De wet koppelt het recht op incassokosten aan een voorwaarde die vooraf vervuld moet zijn, niet achteraf: eerst het verzuim, dan de aanmaning met de veertiendagentermijn, en pas daarna — als er niet is betaald — de kosten volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Die volgorde is dwingend geformuleerd; er staat geen uitzondering in voor een brief die later nog volgt.