moet ik een vast model gebruiken voor de veertiendagenbrief

Geen vast model, wel vaste inhoud

Nee, artikel 6:96 lid 6 BW schrijft geen formulier voor. Er is geen officieel format, geen verplicht lettertype, geen standaardbrief die je moet downloaden bij de rechtbank of de overheid. Je mag de brief zelf opmaken, op je eigen briefpapier, in je eigen huisstijl. Waar het om gaat is de inhoud: de brief moet de schuldenaar wijzen op het uitblijven van betaling, hem een termijn van veertien dagen geven om alsnog te betalen, en vermelden welke incassokosten er verschuldigd worden als hij dat niet doet — inclusief het bedrag van die kosten, uitgerekend volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

Dat betekent dat twee brieven met totaal verschillende opmaak allebei geldig kunnen zijn, en dat twee brieven met identieke opmaak allebei ongeldig kunnen zijn als de verplichte onderdelen ontbreken. Vooral dat laatste gaat vaak mis: een sjabloon dat je hebt overgenomen van een collega-ondernemer, maar waarin het exacte kostenbedrag niet is ingevuld, of waarin de termijn "zo snel mogelijk" is in plaats van een concrete periode van veertien dagen. Bij welke datum die veertien dagen precies beginnen te lopen, lees je in vanaf welke dag tel ik de veertien dagen. Wie nog niet zeker weet of deze brief in zijn dossier al aan de orde is, kan dat nakijken bij welke brief moet ik nu sturen, we zitten al een tijdje in dit traject.

Waar dat uit volgt: artikel 6:96 lid 6 BW

Artikel 6:96 lid 6 BW noemt de eisen waaraan de aanmaning moet voldoen voordat incassokosten verschuldigd worden: een aanmaning na het verstrijken van de betalingstermijn, met een aanmaning tot betaling binnen veertien dagen, en met vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling — waaronder de hoogte van de vergoeding. Het artikel schrijft dus de inhoud voor, niet de vorm. De hoogte van die vergoeding zelf staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, dat de staffel en het minimumbedrag vastlegt.