ik wil in één overzicht zien welke debiteur in welke fase van het traject staat

Eén statuskolom per dossier, gesorteerd op fase

Dat overzicht krijg je door elk dossier één status te geven — herinnering, aanmaning, ingebrekestelling, veertiendagenbrief, of overgedragen — en die statussen naast elkaar te zetten in plaats van per klant in losse mappen te zoeken. De wet regelt zelf geen dashboard; artikel 6:96 BW en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelen alleen wanneer een brief mag en welk bedrag daarbij hoort. Het overzicht is dus een kwestie van eigen administratie, niet van een wettelijke verplichting. Maar wie meerdere debiteuren tegelijk heeft, heeft dat overzicht nodig om te weten waar de klok voor elk dossier staat.

Met vijf of meer lopende dossiers wordt het al snel onoverzichtelijk: welke klant kreeg de aanmaning vorige week, en bij welke loopt de termijn van de ingebrekestelling nog? Handmatig bijhouden werkt tot het aantal dossiers groeit; dan is het antwoord op hoe check ik snel in welke stap van het traject een klant zit vaak: één plek waar per debiteur de laatste brief en de resterende termijn staan, in plaats van dat in losse e-mails of een spreadsheet te reconstrueren. Dat is ook waar het verschil zit tussen hoe volg ik meerdere klanten met openstaande facturen tegelijk en één enkel dossier bijhouden: bij meerdere klanten telt niet alleen de inhoud van elke brief, maar ook de vergelijking tussen dossiers — wie staat er het langst te wachten, en bij wie loopt de termijn deze week af.

Waarom de fase-indeling volgt uit artikel 6:96 BW

De fasen in het overzicht — herinnering, aanmaning, ingebrekestelling, en bij consumenten de veertiendagenbrief — zijn geen willekeurige indeling maar volgen direct uit wat artikel 6:96 lid 6 BW voorschrijft: bij een consument mogen incassokosten pas in rekening worden gebracht na een aanmaning die de veertien dagen en de gevolgen van niet-betalen vermeldt. Bij een zakelijke debiteur geldt die verplichte brief niet, maar is een ingebrekestelling vaak nodig om de vordering opeisbaar te maken voor rente en kosten. Welke brief op welk moment aan de orde is, staat beschreven in in welke volgorde stuur ik herinnering, aanmaning en ingebrekestelling; het overzicht dat je per debiteur bijhoudt, is in feite een weergave van waar dat traject voor die klant staat.